Le choix d’un logiciel comptable pour votre entreprise n’est pas simple. Vous devez identifier vos besoins. Vous devez également comprendre comment fonctionne le logiciel comptable pour qu’il soit adapté à la comptabilité de votre entreprise. L’utilisation de ces logiciels sera à peu près la même pour tous. Certaines fonctionnalités pourront changer. On fait le point sur le fonctionnement d’un logiciel de comptabilité.
Le fonctionnement d’un logiciel de comptabilité
L’utilisation de votre logiciel de comptabilité peut se faire en ligne ou par une interface à télécharger sur votre ordinateur. La gestion comptable se fait par différents modules : devis, factures, flux de trésorerie, etc. Pour un fonctionnement optimum de votre solution, vous devez effectuer des paramétrages. Votre système peut inclure une formation pour les clients qui le souhaitent pour maîtriser l’application.
Le paramétrage du logiciel comptable de l’entreprise
Un paramétrage correct de votre logiciel de comptabilité réduit le risque d’erreurs. Avant son utilisation, vous devez renseigner toutes les informations relatives à votre entreprise (dénomination sociale, numéro de SIRET, régime d’imposition à la TVA, taux de TVA applicable). Vous devez choisir votre plan comptable, planifier les sauvegardes des écritures, etc.
La configuration des profils des utilisateurs du logiciel comptable est impérative. Vous pouvez limiter l’accès de certaines données à certaines personnes. Assurez-vous également que votre expert-comptable peut consulter facilement toute la comptabilité et les documents.
L’optimisation du processus de saisie comptable
La saisie comptable peut prendre du temps dans la gestion des entreprises. La plupart des logiciels de comptabilité permettent l’automatisation de cette saisie. Certaines écritures s’enregistrent automatiquement par le biais d’une autre action. C’est le cas, par exemple, des écritures de vente.
Votre version du logiciel de comptabilité peut vous permettre de créer un guide de saisies personnalisé des écritures comptables. Ces écritures vont se décliner automatiquement dans les comptes de gestion. Cela peut être, par exemple, de prévoir un calcul automatique de la TVA, le rapprochement des opérations bancaires, etc.
Les différentes fonctionnalités de base d’un logiciel de comptabilité
Le client d’un logiciel de comptabilité utilise ce système pour éviter des frais supplémentaires avec un expert-comptable. Les fonctionnalités du logiciel doivent lui permettre de générer rapidement tous les documents comptables, de faire un rapprochement bancaire, l’édition du bilan comptable, des devis, des factures, etc.
La gestion des journaux comptables
Dans l’idéal, votre logiciel de comptabilité doit vous permettre de réaliser des journaux comptables. En fonction de l’activité de votre entreprise, vous devez pouvoir créer des journaux spécifiques comme le journal de trésorerie, d’achats ou de vente.
La création de comptes généraux et auxiliaires
Votre logiciel de comptabilité doit vous permettre de modifier le plan de comptable de base qui est généralement déjà paramétré dans sa version initiale. Vous devez pouvoir créer autant de comptes que vous avez besoin.
C’est la même chose pour les comptes auxiliaires. Vous pouvez créer un compte pour chaque client ou fournisseur, en fonction de l’activité de votre entreprise. L’édition et le lettrage de ces comptes vous seront donc facilités.
Les modèles d’enregistrement comptables
Les modèles de saisie comptable vous apportent un gain de temps pour votre activité et diminuent le risque d’erreur. Votre expert-comptable peut paramétrer ces informations. Vous n’aurez plus qu’à enregistrer les informations de chaque pièce comptable et les montants. Cela facilite le travail de saisie et votre compta deviendrait presque agréable.
La sauvegarde des données comptables
La version de votre logiciel doit vous permettre de réaliser des sauvegardes de votre comptabilité. Prévoyez des tests de restauration de sauvegarde des données comptables pour vérifier que tout fonctionne bien. Vous pouvez dupliquer les sauvegardes de votre compta sur un cloud.
L’importation et l’exportation des données comptables
Votre expert-comptable doit pouvoir accéder en ligne ou par une application à votre logiciel. Il doit pouvoir exporter les données nécessaires à la gestion de votre comptabilité. Inversement, vous devez pouvoir intégrer les documents comptables fournis par votre expert-comptable dans votre logiciel.
L’intégration des données bancaires dans le logiciel de comptabilité
La plupart des logiciels de comptabilité en ligne permettent l’intégration des opérations bancaires. Cela facilite le travail de saisie et de rapprochement bancaire.
La facturation et les déclarations de TVA
Là encore, la plupart des logiciels de comptabilité permettent de réaliser la facturation des clients, de faire des devis, mais également de générer votre déclaration de TVA.
La gestion analytique et budgétaire de la trésorerie d’une entreprise
La gestion de votre comptabilité est essentielle pour la pérennité de votre entreprise. Votre logiciel doit vous permettre de surveiller votre comptabilité analytique. Selon l’activité de votre entreprise, il peut être intéressant d’avoir des tableaux de gestion.
Le fonctionnement d’un logiciel de comptabilité doit vous faire gagner du temps. La prise en mains de votre solution comptable doit être simple, sans nécessiter de formation trop longue. Définissez avec votre expert-comptable les fonctions dont vous aurez besoin. Le prix de ces produits dépend des fonctionnalités que vous souhaitez. Comparez les logiciels et tous les outils qu’ils incluent !
