À la différence d’un traitement de texte, le tableur s’occupe de traiter des données numériques. Outil de calcul, il offre de nombreuses possibilités. Formules simples ou complexes, graphismes, fonctions avancées, son utilisation est variée. Avec sa feuille de calcul composée de lignes et de colonnes, le tableur est l’un des outils informatiques les plus courants. Voici donc un point sur les possibilités, les atouts et les caractéristiques du tableur.
Présentation du tableur
Le tableur le plus célèbre n’est autre que le logiciel Excel de Microsoft. Cet outil informatique se compose de feuilles de calculs, formées de lignes et de cellules. Ces cellules, que l’on peut aussi appeler “cases”, peuvent intégrer du texte, des données numériques, comme une date ou des chiffres, ainsi que des formules plus ou moins complexes.
Ce tableau offre une utilisation multiple : de l’analyse de données stratégiques à un suivi de notes d’un professeur en passant par de la compatibilité, le tableur répond à de nombreux besoins.
Les différents tableurs disponibles
Si Excel de Microsoft est une référence en matière de tableur, il existe d’autres tableurs aux mêmes caractéristiques :
- Sun StarOffice Calc de la suite Star Office ;
- OpenCalc de la suite Open Office ;
- IBM/Lotus 1-2-3 de la suite SmartSuite ;
- KSpread de la suite KOffice de Linux.
La liste de ces tableurs n’est pas exhaustive. Notez que certains logiciels sont open source, donc gratuits. Autre tableur à s’installer, celui de Google. Il est gratuit et accessible via Internet, aussi bien sur mobile que sur PC. Le tableur web de Google ne propose pas encore toutes les fonctions avancées des feuilles de calcul proposées par les tableurs traditionnels.
Comprendre le tableur pour bien l’utiliser
Pour savoir prendre en main un tableur, il est nécessaire de savoir de quoi il est question. Prenons comme base Excel de Microsoft, un logiciel similaire à OpenCalc d’Open Office.
Cellule, format, formule, tableaux : explications
Excel est un logiciel qui dispose de son propre vocabulaire. Voici une rapide présentation des termes utilisés dans la majorité des tableurs.
- Fichier Excel : votre document “.xls” s’appelle un classeur et regroupe une ou plusieurs feuilles de calcul.
- Classeur : à l’ouverture d’un nouveau classeur, vous disposez de plusieurs feuilles, disponibles dans des onglets appelés Feuil1, Feuil2 et Feuil3. Vous avez la possibilité de supprimer ou d’ajouter de nouvelles feuilles de calcul.
- Feuille d’un calcul : elle se présente sous forme de tableau, composé de lignes (numérotées) et de colonnes (définies par des lettres).
- Cellule : cette case est le croisement entre une ligne et une colonne. Pour l’identifier, il suffit de relier le nom de la colonne à celui de la ligne. Exemple (B3, C21, etc.).
Autres fonctions d’un tableau Microsoft Excel
Le tableau Excel est, dans l’interface, surmonté de plusieurs menus. Parmi les fonctions accessibles, citons par exemple :
- la mise en page de votre tableau (police, couleur, nombre de colonnes et de lignes, etc.)
- un onglet dédié aux formules et fonctions de cellules ;
- une interface dédiée au traitement des données : tri, création de graphiques, analyse, etc.
Microsoft propose une mise à jour régulière de son pack Office (appelé désormais Microsoft 365). Chaque nouvelle version apporte quelques changements au niveau de l’interface utilisateur, sans toucher à la fonction première du tableur.
L’utilisation du tableur : des formules au tableau croisé dynamique
L’utilisation d’un tableur est multiple. Elle concerne à la fois la saisie de données que l’élaboration de macros. Chaque entreprise peut avoir une utilisation différente d’un tableur.
Saisie de données
Un tableur vous permet de saisir des données dans chaque cellule du tableau. Ces données peuvent ensuite être interprétées (analyse) ou sujettes à des formules, comme la somme, pour obtenir un résultat ou une moyenne, dans le cas d’un bulletin scolaire.
Notez que le contenu d’une cellule peut afficher différents types de valeurs : un pourcentage, une date, une référence produit, etc.Vous pouvez ainsi réaliser une facture après mise en page du tableau et transformation du fichier en PDF.
Les formules et fonction d’un tableur
Un tableur peut servir de grosse calculatrice : somme, moyenne, fonctions. Selon votre travail et le domaine d’activité de votre entreprise, vous n’utilisez pas les mêmes formules ni fonctions.
Si certaines sont simples, comme la formule Somme, d’autres en revanche demandent une vraie maîtrise du tableur. Les fonctions concernent :
- les mathématiques et la trigonométrie ;
- les informations sur le contenu des cellules ;
- les données logiques ;
- les statistiques ;
- les données et calculs financiers ;
- les données scientifiques, etc.
Cette liste de fonctions n’est pas exhaustive.
Le tableau croisé dynamique
Le tableau croisé dynamique a pour objectif de synthétiser une large série de données présentes sur plusieurs feuilles de calcul. Cette gestion des données est un résumé d’informations chiffrées. Sa création demande l’intégration de formules et fonctions spécifiques, à insérer vos feuilles de calcul.
La sélection de données pour la création de graphique
L’analyse de données passe par l’utilisation de graphiques. Pour obtenir ce type de synthèse, il vous suffit de sélectionner la plage de données souhaitées. La manipulation est assez simple, à condition de savoir ce que vous souhaitez mettre en avant !
Nous n’avons pas évoqué ici toutes les fonctions avancées du tableur, comme les macros. Cette fonction permet notamment de créer une tâche récurrente et automatique. Pour maîtriser parfaitement les possibilités d’un tableur, une formation peut s’avérer nécessaire. Si votre travail demande une gestion particulière des données, vous devez être en mesure de manipuler les tableaux et les feuilles de calculs.
